Many times, child care providers are more comfortable with circle time than tax time – and find it easier to set up a play environment than policies for protecting cashflow. It is understandable that early educators get into the early childhood profession to make a difference in helping children reach their full potential and supporting their families.
It is likely the initial thought was not, “I want to run a business” even though family child care programs and group centers are businesses, and their success is directly connected to the health of children, families, and the economy. Faced with business demands, many providers comment that they didn’t know there was a different way to handle a task, project, or need – “I didn’t know what I didn’t know.”
The good news: Child care programs in Wisconsin have two ways to get assistance from WECA’s Wisconsin Early Education Shared Services Network (WEESSN) on running their business: free business coaching and financial and recordkeeping support for an affordable fee.
“It is an invaluable resource that we would be floundering without,” shared a participant in WEESSN Plus Coaching, the coaching support WEESSN offers to eligible programs. “Not only do they help with operations, programming, staffing, enrollment, etc., but the genuine support we’ve had has been phenomenal.”
WEESSN Plus Coaching gives eligible programs free access to a business coach who will work with them regularly to explore business practices that support long-term success. Together they’ll dive into the business practices that will focus on developing consistent revenue streams and policies to help them stay in business, be profitable, and save for retirement.
A second option is to get hands-on help from WEESSN Back Office financial specialists who are trained to do bookkeeping, billing, and expense tracking tasks – or teach providers how to do it themselves. Some providers need a kick start and reassurance they are doing it correctly. Others know they’d prefer to turn it all over to someone else who will handle it for a low, hourly fee. Any program enrolled in WEESSN, across the state, can utilize this important service.
“I would be lost in QuickBooks without the help and support from the Back Office team,” said a director of a group child care program.
Do these services sound similar? They definitely have commonalities but are different in key ways. Check out this helpful chart to learn more about them and what will be most helpful for you or your program – or helpful to someone you know!
| WEESSN Plus Coaching | Back Office Financial | |
| Assistance | Business Coaches | Financial Specialists |
| Who Can Access | Specific eligibility rules | All WEESSN-enrolled programs |
| Tasks | Business practices, policies, and resources | Bookkeeping, billing, financial tracking |
| Level of Participation | Education/coaching | Full service/training |
| Cost | Free | Hourly fee |
Visit the WEESSN page on WECA’s website or email WEESSN@wisconsinearlychildhood.org. WEESSN Plus Coaching is available in English and Spanish – Back Office services currently are available in English. If you speak Spanish and have questions, please contact Heidy Jiménez-Germán.
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Muchas veces, quienes proveen cuidado infantil sienten más experiencia con la hora del círculo que con la temporada impuestos, y les resulta más fácil establecer un entorno de juego que las políticas para proteger el flujo de caja. Es comprensible que quienes educan a la primera infancia se dediquen a la profesión de la educación temprana para marcar la diferencia en ayudar a que niños y niñas alcancen su máximo potencial, así como apoyar a sus familias.
Es probable que la idea inicial no fuera: “quiero dirigir un negocio”, a pesar de que los programas de cuidado infantil familiar y los centros grupales son negocios, y su éxito está directamente relacionado con la salud infantil, las familias y la economía. Ante las demandas del negocio, hay proveedores comentando que no sabían que había una forma diferente de manejar ciertas tareas, proyectos o necesidades: “no sabían lo que no sabían”.
La buena noticia: Los programas de cuidado infantil en Wisconsin tienen dos maneras de obtener asistencia de Wisconsin Early Education Shared Services Network (WEESSN) de WECA para administrar su negocio: capacitación gratuita para el negocio y apoyo financiero y de mantenimiento de registros por un precio asequible.
“Es un recurso invaluable sin el cual estaríamos fracasando”, compartió una participante de WEESSN Plus Coaching, el programa de asesoría que WEESSN ofrece a los programas elegibles. “No solo ayudan con el manejo, la programación, la contratación de personal, la inscripción, etc., sino que el apoyo genuino que hemos tenido ha sido fenomenal”.
WEESSN Plus Coaching ofrece a los programas elegibles acceso gratuito a un/a asesor/a de negocio que trabajará con ellos regularmente para explorar prácticas de negocio que respalden el éxito a largo plazo. En conjunto se sumergirán en las prácticas de negocio centradas en desarrollar flujos de ingresos y políticas consistentes para ayudarles a permanecer en el negocio, ser rentables y ahorrar para la jubilación.
Una segunda opción es obtener ayuda práctica de especialistas financieros de los Servicios administrativos de WEESSN (WEESSN Back Office) que tienen la capacidad de realizar tareas de contabilidad, facturación y seguimiento de gastos, o enseñarles cómo hacerlo. Hay proveedores que necesitan un impulso y la seguridad de que lo están haciendo correctamente. También hay quienes saben que preferirían entregárselo todo a otra persona, para que se encargue de ello, por un precio bajo por hora. Cualquier programa inscrito en WEESSN, en todo el estado, puede utilizar este importante servicio.
“Estaría perdida en QuickBooks sin la ayuda y el apoyo del equipo de los Servicios administrativos”, dijo la directora de un programa de cuidado infantil grupal.
¿Le suenan conocidos estos servicios? Definitivamente tienen puntos en común, pero son diferentes en aspectos importantes. Consulte esta tabla para obtener más información y lo que será más útil para usted o su programa, ¡o para alguien que conoce!
| Comparación de servicios | ||
| WEESSN Plus Coaching | Equipo administrativo | |
| Asistencia | Asesores/as de negocio | Especialistas financieros |
| ¿Quién puede acceder? | Normas específicas de elegibilidad | Todos los programas inscritos en WEESSN |
| Tareas | Prácticas, políticas y recursos para el negocio | Contabilidad, facturación, seguimiento financiero |
| Nivel de participación | Educación/capacitación | Servicio completo/capacitación |
| Costo | Gratis | Costo por hora |
Visite la página de WEESSN en el sitio web de WECA o envíe un correo electrónico a WEESSN@wisconsinearlychildhood.org. WEESSN Plus Coaching está disponible en inglés y español. Los Servicios del equipo administrativo actualmente están disponibles en inglés. Si usted habla español y tiene preguntas, por favor contacte a Heidy Jiménez-Germán.