¡Bienvenido al Programa de Alimentos de WECA!

Cada Día:
• Sirva todas las comidas requeridas en las porciones correctas para cada niño. Consulte el Patrón de comidas para bebés y el Patrón de comidas para el cuidado infantil para obtener información específica.
• Documente cuáles comidas se sirvieron y a cuáles niños se les sirvieron las comidas y meriendas.

Su coordinadora de área puede compartir con usted las “mejores prácticas” – métodos para registrar la comida y la asistencia que ha funcionado para proveedores tan ocupados como usted.

Cada Mes:
• Envíe su reclamo antes del día 5 del mes siguiente al mes del reclamo.
• Envíe todos los formularios nuevos de inscripción infantil, los acuerdos de fórmula para Padres/Proveedores, las declaraciones de dietas especiales, los formularios de seguimiento de necesidades de dietas especiales y los formularios de necesidades especiales. Estos también deben recibirse antes del día 5 del mes siguiente al mes del reclamo.

Cada Año:
• Cumpla con el requisito anual de capacitación.
• Complete al menos tres (3) visitas en casa con su coordinadora de área.
• Envíe la información de reinscripción de sus niños.
• Archive y almacene tres (3) años (más el mes actual) de sus registros del Programa de Alimentos.

Los niños desde el nacimiento hasta los 12 años pueden inscribirse en el Programa de Alimentos. Se debe enviar un formulario de inscripción de niños con el primer reclamo que incluye un niño nuevo.

¿Cómo inscribir a un bebe? (un niño menor de 1 año de edad)
El formulario de inscripción infantil debe ir acompañado de la Forma de Acuerdo entre Padre/Proveedor para Formula. No todas las fórmulas están aprobadas por el Departamento de Agricultura (USDA). Si un bebé requiere una fórmula que no está aprobada, se requiere un Formulario de Dieta Especial firmado por una autoridad médica calificada. También debe enviar el Formulario de Seguimiento de necesidades dietéticas.

Inscribiendo a su propios hijos:
Si usted cumple con los estándares de ingresos, es posible que se le pague por las comidas y los refrigerios que se le sirvan a su propio hijo en la residencia o a otros niños en la residencia. Se debe servir al menos a un niño de la guardería por cada comida y refrigerio con su propio niño o niño en la residencia.

Inscribir a una persona mayor de 13 años con necesidades especiales:
Los niños pueden ser incluidos en el Programa de Alimentos hasta que cumplan 13 años. Las personas de 13 años o más pueden ser reclamadas si se verifica que tienen necesidades especiales y si el proveedor está aprobado para brindar atención a personas mayores de 13 años. Se debe completar y firmar, por el médico del niño, una Forma de Necesidades Especiales.

Necesidades/preferencias dietéticas especiales:
A veces, a los niños no se les puede servir un componente de comida necesario debido a una necesidad dietética especial o una discapacidad. Un padre también puede solicitar que un niño reciba un sustituto de leche aprobado debido a su preferencia de estilo de vida.

Dependiendo de las circunstancias, un Formulario de Dieta Especial debe ser completado por la autoridad médica correspondiente, o por los padres, y luego enviarlo a la oficina del Programa de Alimentos. También debe enviar un Formulario de seguimiento de necesidades dietéticas especiales.

Algunos puntos importantes que debe saber:
El Programa de Alimentos está disponible para todos los niños bajo cuidado sin distinción de raza, color, nacionalidad, edad, sexo o discapacidad.

Como proveedor de cuidado infantil, le dará a cada padre/tutor una carta que describe los beneficios del Programa de Alimentos y su derecho a recibirlos (o la puede publicar donde todas las familias puedan verla). Los padres luego completarán un formulario de inscripción para cada uno de sus hijos.

Ya sea que un padre acepte o rechace el Programa de alimentos, se debe enviar un Formulario de Inscripción de niños por cada niño que reciba cuidado en su hogar. Como confirmación, WECA se comunicará con los padres que rechacen, para verificar que estén al tanto del Programa de Alimentos y que su hijo sea elegible para participar.

Las tarifas y niveles de pago por cada comida son ajustadas por el USDA cada julio. Le notificaremos de cada cambio de tarifa.

Las tarifas de reembolso para comidas y refrigerios se basan en un sistema de dos niveles determinado por el USDA. Cuando usted se inscribe en el Programa de Alimentos, WECA determinará su tarifa correcta. Las tarifas del Nivel 1 se asignan para áreas, proveedores o niños de bajos ingresos.

• Actualmente, usted recibirá los siguientes reembolsos por cada comida servida.

Nota: Las tarifas son efectivas desde julio 1 hasta junio 30 de 2023.

• Un máximo de dos comidas + uno refrigerio O dos refrigerios + una comida por niño por día puede ser reembolsada.
• Envíe su reclamo mensual después de servir la última comida o refrigerio de ese mes. Los reclamos recibidos hasta el día 5 del mes siguiente se procesarán a tiempo. Los reclamos recibidos después del día 5 podrían procesarse un mes después. No se pueden realizar pagos por reclamos recibidos 30 o más días después de la fecha de vencimiento original.

Calendario de pago
Por ejemplo: si su reclamo de marzo se recibe a tiempo (antes del 5 de abril), se procesará durante abril y recibirá su depósito a principios de mayo. Los depósitos directos suelen producirse el primer día laborable del mes. Para averiguar la fecha de depósito específica, llame al 800-783-9322.

Resumen del Reclamo
Revise el resumen de su reclamo en línea, todos los meses, visitando CACFP.Net para ver si perdió el pago debido a errores. Si tiene preguntas sobre el resumen de su reclamo, comuníquese con su coordinadora de área. Su coordinadora de área puede ayudarle a evitar errores de reclamo.

Preguntas sobre su pago
Usted puede solicitar un ajuste a su reembolso si cree que se le pagó incorrectamente, enviando un Formulario de ajuste de reclamo. El formulario y la documentación necesaria deben recibirse antes del día 15 del mes en que se recibió el reembolso. No se pueden realizar ajustes por reclamos o formularios tardíos o incorrectos, como documentación del nivel.

Implicaciones de Impuestos (Taxes)
Su reembolso del Programa de Alimentos se considera ingreso sujeto a impuestos. Considere hablar con su profesional de impuestos o consultar otros recursos financieros para aprender cómo reportar sus ingresos del Programa de Alimentos.

Cuando usted participa en el Programa de Alimentos, usted acuerda que su coordinadora de área le visite al menos tres veces al año durante su horario laboral. Por lo general, esta visita no será anunciada.

Es importante ponerse en contacto con su coordinadora de área y actualizar su información de contacto periódicamente (teléfono/dirección de correo electrónico), ya que algunas visitas pueden realizarse por teléfono. Incluso, si no hay niños bajo cuidado en un día determinado, puede ocurrir una visita si su negocio de cuidado infantil está abierto.

Durante la visita, su coordinadora de área hará lo siguiente:

• Contestar cualquier pregunta que tenga sobre el Programa de Alimentos.
• Proporcionarle formularios y otros materiales del Programa de Alimentos que pueda necesitar.
• Observar su práctica de cuidado infantil, incluida una comida o un refrigerio que se sirve a los niños.
• Revisar sus menús actuales, registros de asistencia, formularios y reclamos anteriores.
• Verificar la higiene y seguridad en las áreas donde se almacenan, preparan y sirven los alimentos.
• Registrar las observaciones en un Formulario de Revisión del Hogar y entregarle una copia.
• Confirmar su requisito de capacitación anual.
• Cuando visite su sitio de cuidado infantil, su coordinadora de área siempre llevará una identificación con foto de WECA. Puede solicitar ver una identificación antes de aceptar la visita.
• Si estará fuera de casa durante una comida o merienda, o si cambia su horario de comidas, notifique a su coordinadora de área antes de las 7:00 de la mañana. Si no llama con anticipación y la coordinadora de área intenta una visita en su hogar, perderá el pago de esa comida o refrigerio.
• Los proveedores inscritos en el programa de alimentos deben completar un requisito de capacitación anual antes del 30 de septiembre de cada año. Los nuevos proveedores en su primer año del programa de alimentos no están obligados a completar esta capacitación.

• Mantenga siempre buenos registros y téngalos disponibles para su coordinadora de área. Si los registros no están disponibles, se deben deducir todas las comidas y refrigerios no registrados.
• Los menús y los recuentos de comidas (que deben incluir el nombre o número del niño) deben registrarse al final de cada día hábil en línea o en los formularios impresos de WECA.
• Los registros estatales de asistencia no se pueden sustituir por el conteo de comidas.
• El Programa de Alimentos de WECA sigue estas políticas que usted debe conocer:

1. Plan de Mejora/Asistencia Técnica
   Cuando una situación que involucra el Programa de Alimentos en su hogar de cuidado de niños necesita cambiar, se desarrolla un Plan de Mejora/Asistencia Técnica para usted. La coordinadora de área describe el plan en el formulario de revisión de la visita domiciliaria, incluida una descripción de la meta, los pasos a seguir para lograr la meta y la fecha de finalización. Las situaciones comunes abordan la higiene, el almacenamiento de alimentos, el mantenimiento de registros, los registros de asistencia o los formularios de menú y asistencia que no están actualizados y no están disponibles.
2. Carta de Advertencia/Plan de Acción Correctivo
   Si un Plan de Mejoramiento no resulta en el cambio necesario, se puede emitir una Carta de Advertencia y se puede escribir una Carta de Acción Correctiva.
3. Aviso de Deficiencia Grave
   Si el problema aún no se ha corregido, se emite un aviso de deficiencia grave. Esto puede suceder por una variedad de razones, que incluyen no responder y/o no estar disponible para una visita domiciliaria, un patrón de no mantener registros de menú/asistencia a diario o reclamar niños para comidas/refrigerios para los que no estaban presentes. Si se emite este aviso, el cambio debe realizarse de inmediato. De lo contrario, se envía un aviso de terminación y descalificación por causa justificada.
4. Aviso de Terminación y Descalificación por Causa Justificada
   Cuando todo lo demás falla y no se realiza ninguna cooperación o cambio en el hogar de cuidado de niños, se enviará un Aviso de Terminación y Descalificación por Causa Justificada. Un proveedor recibe sus derechos de apelación. Si el proveedor no apela, o pierde la apelación, el proveedor será retirado del programa durante siete (7) años y, en algunos casos, se requerirá el reembolso de los fondos del programa de alimentos.

Esta institución es un proveedor de igualdad de oportunidades.