Reflections on Five Years: The Shared Services Journey to Transform Child Care

(Para español desplácese hacia abajo)

It all started as community conversations in rural Vernon County with a core question in mind: “How can we come together to stabilize the supply of child care in the community and the region?” 

Working parents were struggling, businesses were struggling, and child care programs knew they could better serve their communities if they had more time for what they love and excel at the most – caring for and educating Wisconsin’s youngest children. Those engaged in the conversations, including Wisconsin Early Childhood Association (WECA) staff, knew from personal and community experiences that child care is essential infrastructure that could benefit from direct business coaching and a network of business resources. 

That seed of an idea in 2018 developed into a now 5-year-old statewide network to assist child care programs’ business operations – Wisconsin Early Education Shared Services Network (WEESSN). WEESSN allows providers to spend less time on administrative functions and more time on child development by leveraging technology and securing resources on behalf of child care providers in the network. This saves them time and money while helping them become more efficient in the process. 

“Five years ago, WEESSN didn’t exist. Now, providers say they don’t know what they would do without shared services,” said Kelly Matthews, WEESSN co-director. “What has been remarkable about WEESSN is how it has transformed its services to meet the needs of providers, while building partnerships at the local, regional, state, and national levels. And it all started with two programs.” 

WEESSN’s five-year anniversary in January 2024 caps a period of tremendous growth and innovation. Since its planning year in 2018 and official launch in 2019, WEESSN has become a nationally recognized leader in early childhood shared services. The network has fostered improved child care business practices and helped transform the child care business landscape while advocacy work for significant public investment into early childhood continues.

“What is incredibly important is that WEESSN’s work has been informed by the early childhood field and the voices and needs of providers through every step of this journey,” said WEESSN Co-Director Paula Drew while reflecting on the milestone anniversary. 

One group center and one family child care program enrolled in the fledgling network in 2019. After a year of operation, the COVID-19 public health emergency began and set off ripple effects for all Wisconsin residents, communities, and businesses, with leaders from all sectors realizing more broadly how critical child care is to sustaining and supporting all other workforces. WECA responded immediately to the crisis with new and existing supports for the field, and WEESSN began to experience even more growth due to public and private investments that stemmed from recognition that the pandemic made its work even more critical than it was before. 

The network now has 2,293 enrolled programs, including 268 child care programs that are receiving the deepest level of support and coaching. The deepest level of support includes collaboration with community-level child care taskforces working to address child care supply and quality locally and allows WECA to bring its broad early childhood expertise, programs, and resources to local decision-making efforts. 

“The relationship with WECA and WEESSN has been super important – we cannot overstate how critical it has been,” said Marianne Torkelson, chair of the Jackson County Child Care Network, which started as a local taskforce nearly six years ago. “We knew very little about child care before connecting with WECA, and our collaboration brings a level of expertise and regional and state resources that we wouldn’t otherwise have had. We are so grateful to have the team in our corner to help us advance this work.” 

In 2023, WEESSN launched a first-in-the-nation statewide Educator Assistance Program (EAP), which provides access to an employer benefit for early educators and household members that individual programs typically struggle to offer due to child care’s strained financial business model. This provides mental health, wellness, and other supports that have been a welcome addition to WEESSN’s suite of services. 

There also has been significant work and collaboration to bring direct financial benefits to programs through partnerships focused on tax credit education in connection with COVID relief funding. To date, WEESSN has helped programs recoup more than $3 million in Employee Retention Tax Credits (ERTC), illustrating its commitment to direct benefits to the field. WEESSN also is measuring its impact through continued quantitative and qualitative analyses to inform its current and future work. 

“In addition to our tax credit work, our ongoing partnership with national early childhood financial experts, like Civitas Strategies, has allowed WEESSN to pioneer tax preparation support for family child care business owners, including online tax software guides that have been released nationally,” Kelly said. “Providing responsive, family child care-specific tax preparation is transformative for the field.” 

For providers, WEESSN has delivered not only business coaching but also emotional support during challenging experiences. Viroqua Day Care Center, one of the longest running child care programs in Wisconsin, experienced an unexpected tragedy, with WEESSN immediately jumping into action to assist with the full suite of WECA support.

“I would have been lost without the support. I’m not sure what would have happened if they didn’t come to help,” shared Dawn, the center’s current director. “I could have ended up needing to close the center … I just don’t know. I was starting from scratch.” 

WEESSN’s goal has always been to meet the current challenges facing child care businesses, which means its programming will continue to innovate and evolve to meet challenges. WECA is proud of WEESSN’s impact and excited to continue to push the boundaries of the possibilities of an early childhood shared services network. 

“We know when the field is supported, young children, families, and communities all reap the benefits,” Paula said. 


Reflexiones sobre nuestros cinco años: La trayectoria de los servicios compartidos para transformar el cuidado infantil

Todo comenzó como conversaciones comunitarias en la zona rural del condado de Vernon con una pregunta central en mente: “¿Cómo podemos unirnos para estabilizar la oferta de cuidado infantil en la comunidad y la región?” 

Las familias trabajadoras estaban luchando, las empresas estaban luchando y los programas de cuidado infantil sabían que podrían servir mejor a sus comunidades si tuvieran más tiempo para lo que aman y en lo que más sobresalen: cuidar y educar a los/as niños/as más pequeños/as de Wisconsin. Las personas que participaron en las conversaciones, incluido el personal de Wisconsin Early Childhood Association (WECA), sabían por experiencias personales y comunitarias que el cuidado infantil es una infraestructura esencial que podría beneficiarse de la capacitación directa sobre negocios y de una red de recursos para los negocios.   

Esa idea en el 2018 se convirtió en una red estatal que lleva 5 años ayudando con las operaciones del negocio de programas de cuidado infantil: Wisconsin Early Education Shared Services Network (WEESSN). WEESSN les permite a proveedores dedicar menos tiempo a las funciones administrativas y más tiempo al desarrollo infantil al aprovechar la tecnología y asegurar los recursos en nombre de quienes proveen cuidado infantil en la red. Esto les ahorra tiempo y dinero, a la vez que les ayuda a ser más eficientes en el proceso. 

“Hace cinco años, WEESSN no existía. Ahora, los/as proveedores/as dicen que no saben qué harían sin los servicios compartidos”, dijo Kelly Matthews, codirectora de WEESSN. “Lo que ha sido notable de WEESSN es cómo ha transformado sus servicios para satisfacer las necesidades de proveedores, al tiempo que ha creado asociaciones a nivel local, regional, estatal y nacional. Y todo empezó con dos programas”.

El quinto aniversario de WEESSN en enero de 2024 culmina un período de tremendo crecimiento e innovación. Desde su año de planeación en 2018 y su lanzamiento oficial en 2019, WEESSN se ha convertido en un líder reconocido a nivel nacional en servicios compartidos para la primera infancia. La red ha fomentado mejores prácticas para los negocios de cuidado infantil y ha contribuido a transformar el panorama empresarial del cuidado infantil mientras continúa el trabajo de abogacía por una inversión pública significativa en la primera infancia. 

“Lo que es increíblemente importante es que el trabajo de WEESSN se ha basado en el campo de la primera infancia y en las voces y necesidades de proveedores en cada paso de este viaje”, dijo la codirectora de WEESSN, Paula Drew, al reflexionar sobre este aniversario histórico. 

Un centro grupal y un programa de cuidado infantil familiar se inscribieron en la naciente red en 2019. Después de un año de funcionamiento, comenzó la emergencia de salud pública de COVID-19 y desencadenó un efecto dominó para todos los residentes, comunidades y empresas de Wisconsin, y líderes de todos los sectores se dieron cuenta de manera más amplia de lo importante que es el cuidado infantil para mantener y apoyar a todas las demás fuerzas laborales. WECA respondió de inmediato a la crisis con apoyos nuevos y otros ya existentes para el campo, y WEESSN comenzó a experimentar un crecimiento aún mayor debido a las inversiones públicas y privadas que surgieron al reconocer que la pandemia demostró que su trabajo fue aún más crítico de lo que ya era antes. 

La red ahora tiene 2,293 programas inscritos, incluidos 268 programas de cuidado infantil que están recibiendo el nivel más detallado de apoyo y capacitación. Este nivel de apoyo incluye la colaboración con los grupos de trabajo de cuidado infantil a nivel comunitario que trabajan para abordar la oferta y la calidad del cuidado infantil a nivel local, y permite que WECA aporte su amplia experiencia, programas y recursos para la primera infancia a los esfuerzos locales en la toma de decisiones. 

“La relación con WECA y WEESSN ha sido muy importante, no podemos exagerar lo importante que ha sido”, dijo Marianne Torkelson, presidenta de Child Care Network del Condado de Jackson, que comenzó como un grupo de trabajo local hace casi seis años. “Sabíamos muy poco sobre el cuidado infantil antes de conectarnos con WECA, y nuestra colaboración aporta un nivel de experiencia y recursos regionales y estatales que de otra manera no habríamos tenido. Agradecemos tener al equipo de nuestro lado para ayudarnos en el avance de este trabajo”.

En 2023, WEESSN lanzó el primer Programa de Asistencia para Educadores (EAP, en inglés) estatal en el país, que brinda acceso a un beneficio ofrecido por el empleador para educadores de la primera infancia y los miembros de sus hogares, que generalmente los programas tienen dificultades para ofrecer debido al tenso modelo de negocio del cuidado infantil. Esto brinda salud mental, bienestar y otras ayudas, una adición bienvenida a los servicios de WEESSN.

También ha habido un trabajo y una colaboración importantes para brindar beneficios financieros directos a los programas a través de asociaciones que se enfocan en la educación sobre créditos fiscales en relación con los fondos de ayuda de COVID. Hasta la fecha, WEESSN ha ayudado a los programas a recuperar más de $3 millones en Créditos Fiscales por Retención de Empleados (ERTC, en inglés), lo que muestra su compromiso de dirigir los beneficios al campo del cuidado infantil. WEESSN también está midiendo su impacto a través de análisis cuantitativos y cualitativos continuos para informar su trabajo actual y futuro. 

“Además de nuestro trabajo en el crédito fiscal, nuestra asociación continua con expertos financieros nacionales en la primera infancia, como Civitas Strategies, lo que le ha permitido a WEESSN ser pionero en el apoyo en la preparación de impuestos para propietarios/as de negocios de cuidado infantil familiar, incluidas guías de software de impuestos en línea que se han publicado a nivel nacional”. Dijo Kelly. “Brindar una preparación de impuestos receptiva y específica para el cuidado infantil familiar es transformador para el campo del cuidado infantil”. 

Para proveedores, WEESSN ha brindado no solo asesoramiento de negocio sino también apoyo emocional durante experiencias desafiantes. Viroqua Day Care Center, uno de los programas de cuidado infantil más antiguos de Wisconsin, experimentó una tragedia inesperada, y WEESSN inmediatamente entró en acción para ayudar con todo el conjunto de apoyo de WECA. 

“Me habría perdido sin la ayuda. No estoy segura de qué habría pasado si no hubieran venido para apoyarme”, compartió Dawn, la actual directora del centro. “Podría haber terminado necesitando cerrar el centro… simplemente no lo sé. Estaba empezando desde cero”.

El objetivo de WEESSN siempre ha sido enfrentar los desafíos actuales que encaran los negocios de cuidado infantil, lo que significa que su programa continuará innovando y evolucionando para enfrentar los desafíos. WECA está orgullosa del impacto de WEESSN y se entusiasma de continuar ampliando los límites de las posibilidades de una red de servicios compartidos para la primera infancia. 

“Sabemos que cuando se apoya el campo, los/as niños/as pequeños/as, las familias y las comunidades obtienen los beneficios”, dijo Paula. 

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